De digitale wereld van aanbesteden

Sinds 1 juli 2017 is het elektronisch aanbesteden voor Europese aanbestedingen verplicht. Inmiddels weten we al bijna niet meer beter, en is het elektronisch aanbesteden ook bij aanbestedende diensten goed ingeburgerd.
Van het invullen van de UEA en het aanvragen van de GVA tot het indienen van de inschrijving, voor nagenoeg het gehele aanbestedingsproces en alle randzaken zijn digitale opties beschikbaar. Dat scheelt aardig in de analoge papierwinkel, maar toch brengt het voor ondernemers die niet vaak inschrijven op aanbestedingen soms moeilijkheden met zich mee. Zo krijgen we de laatste tijd regelmatig vragen over het aanmaken van accounts en het wel of niet moeten aanvragen van eHerkenning. Daarom zetten we het nog even op een rijtje.

eHerkenning

Iedereen kan registeren op TenderNed en daarna aanbestedingen inzien en documenten downloaden. Maar voor het stellen van vragen of het indienen van je inschrijving via TenderNed heb je eHerkenning nodig.

Nog even kort: eHerkenning, hoe zit dat ook alweer?

eHerkenning is het digitale identificatiemiddel van de overheid en wordt ook wel omschreven als een DigiD voor bedrijven. Het idee is hetzelfde: een inlog die eenmalig (uniek en gecontroleerd) per medewerker per bedrijf wordt verstrekt, waarmee te allen tijde wordt ‘herkend’ om exact wie van welk bedrijf het gaat en online transacties worden geautoriseerd. Elke gebruiker van een overheidsdienst namens uw organisatie dient te beschikken over een eigen eHerkenningsmiddel. Inloggen gaat meestal via een gebruikersnaam en wachtwoord, soms aangevuld met sms-code of een token. Er zijn 5 verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Hoe hoger het betrouwbaarheidsniveau, hoe meer controles er zijn ingebouwd ter verificatie van je bevoegdheid als aanvrager en/of van de bevoegdheid van de gebruiker om namens het bedrijf bepaalde acties uit te voeren. Voor TenderNed is minimaal niveau 2 nodig. Dit houdt onder meer in dat de leverancier van het middel een machtigingenregister heeft waarin je per dienst (dus bijv. specifiek voor TenderNed) vastlegt welke medewerkers namens de onderneming zijn gemachtigd.

Hoe kan ik een eHerkenningsmiddel aanvragen?

eHerkenningsmiddelen zijn persoonsgebonden en moeten dus voor medewerkers apart aangevraagd worden. Alle aanvragen en bijbehorende machtigingen voor medewerkers moeten wel gedaan worden door een voor de onderneming tekenbevoegde of daarvoor gemachtigde (minimaal KvK-check). Er is een 6-tal erkende (commerciële) aanbieders van eHerkenningsmiddelen. Een overzicht van de beschikbare middelen per betrouwbaarheidsniveau per leverancier, met vermelding van inlogmethode, kosten, aanvraagprocedure en leveringstermijn is te vinden op https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/leveranciers/leveranciersoverzicht/

Geen eHerkenning meer?

Maar wat nou als je door een wijziging van je KvK-nummer (bijvoorbeeld door het overgaan in een B.V.) niet meer in kunt loggen met eHerkenning? Terwijl je een deadline hebt voor het indienen van je inschrijving?

Eigenlijk is er dan maar één oplossing: nieuwe eHerkenning aanvragen met het nieuwe KvK-nummer. Het KvK-nummer is een identificerend kenmerk, dat eHerkenning levert als je inlogt. Dit kenmerk verandert als de onderneming bijvoorbeeld overgaat op een andere rechtsvorm. Omdat eHerkenning gekoppeld is aan het KvK-nummer moet de leverancier van de eHerkenning opnieuw controles uitvoeren voor de goedkeuring.

De eHerkenning die gekoppeld is aan het oude KvK-nummer moet je nog wel zelf opzeggen. Handig is om de opzegging direct bij de nieuwe aanvraag mee te sturen.

Hoewel niet bij alle leveranciers van eHerkenning direct op de website te vinden is hoe hiermee om te gaan, gaan we er vanuit dat zij allemaal dezelfde werkwijze hanteren: een nieuwe aanvraag indienen, en de oude koppeling opzeggen. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je leverancier.

Tip: hou er rekening mee dat het aanvragen van nieuwe e-herkenning enkele werkdagen kan duren. Niet alle leveranciers hebben dezelfde levertijden en dit kan soms wel 5 werkdagen duren. Zorg er dus voor dat je ruim vóór de deadline van je aanbesteding op TenderNed hebt ingelogd om te controleren of de eHerkenning nog up-to-date is. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan heb je nog voldoende tijd om eventueel een nieuwe e-herkenning aan te vragen.

Andere aanbestedingsplatforms

Naast TenderNed zijn er een paar veel gebruikte aanbestedingsplatforms. Denk bijvoorbeeld aan Negometrix, Commerce-hub, CTM Solution, Aanbestedingskalender, etc. Voor inschrijven via deze platforms is geen eHerkenning nodig. Maar registreren op deze platforms kan voor ondernemingen wel erg interessant zijn. Aanbestedende diensten gebruiken deze platforms namelijk vaak voor het vinden van partijen voor onderhandse aanbestedingen. Belangrijk is dan wel dat je gevonden wordt! Een account aanmaken is dan een eerste stap. Maar daarna is het belangrijk dat die accounts op de juiste manier worden ingericht, dat je de juiste CPV codes instelt (en vervolgens ook bijhoudt) en dat je herkenbaar wordt voor aanbestedende diensten. Op ieder platform werkt het inrichten van een account weer net even anders, en we kunnen ons voorstellen dat je hier niet altijd genoeg tijd en aandacht voor hebt.

Wij kunnen je helpen bij het inrichten van deze accounts.

Let op: Je kunt bij Q Core geen eHerkenning aanvragen. Dat kan alleen bij één van de zes erkende aanbieders van eHerkenningsmiddelen. Wij kunnen je wel helpen bij vragen en tips geven vanuit onze eigen ervaring met het aanvragen en gebruiken van eHerkenning.