Blog: Creatief met kerncompetenties

Door Irene Wijte

Het onderwerp van deze blog is al eens in een nieuwsbericht van ons langsgekomen. Kerncompetenties.
De aanleiding daarvoor was een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts over een ongeldig verklaarde inschrijving. De kerncompetentie was onduidelijk uitgeschreven met alle gevolgen van dien. “Onduidelijke kerncompetenties zien we maar al te vaak voorbij komen” was onze uitspraak. En dat is nog steeds zo.
Zelf houd ik wel van kerncompetenties, hoe vaag ze af en toe ook geformuleerd zijn. Kerncompetenties zijn niet alleen een manier om ervaring uit te vragen en aan te tonen, ze zijn een kijkje in de ziel van de Aanbestedende Dienst. Of in sommige gevallen het adviesbureau dat ze hebben ingeschakeld.

Binnen of buiten de lijntjes?

Een kerncompetentie wordt opgesteld om ervaring van inschrijvers uit te vragen op essentiële punten van de opdracht. Uit de manier waarop een kerncompetentie is opgesteld is dus goed af te lezen wat deze punten volgens de Aanbestedende Dienst zelf zijn. Maar het gaat voor mij nog veel verder.
Je krijgt in één á twee zinnen precies te weten of je hier te maken hebt met mensen die graag buiten de lijntjes kleuren, of er netjes binnen blijven. Neem bijvoorbeeld de prachtige kerncompetentie die was opgesteld voor een aanbesteding voor werkplekbeheer: flexibiliteit.

Geweldig! Je weet totaal niet wat je nou precies aan moet tonen, maar je weet wel meteen wat voor vlees je in de kuip hebt. Creatievelingen en abstracte denkers. Vooral dat laatste is in de IT niet eens zo’n slechte zaak. Stel je eens voor hoe deze kerncompetentie tot stand is gekomen. Een vergaderruimte, in de hoek een grote plastic kamerplant, de airco die net te veel geluid maakt en een zestal mensen in ‘business casual’ die in een verhitte discussie zijn verwikkeld. ‘Maar flexibiliteit is essentieel voor dit project, Mark! Zonder flexibiliteit komt het hele bedrijf tot stilstand!’
Wel jammer dat ik geen idee had in welke hoek ik de flexibiliteit moest zoeken. De dienstverlening? Flexibele werkplekken? Ik ging er in ieder geval maar van uit dat het niet de bedoeling was om aan te tonen dat iedere medewerker zijn benen in zijn nek kon leggen.

Duidelijkheid

Daarnaast heb je er ook kerncompetenties bij zitten waar misschien niet verhit genoeg over is gediscussieerd.

De opdracht moet uitgevoerd zijn bij een advocatenkantoor met 261 medewerkers, 6 verdiepingen, op de hoek van de hoofdstraat, met een opdrachtwaarde van minimaal €325.898,- gerekend over 3 jaar, 8 maanden en 2 dagen. Hier is gewoon alles wat er tijdens de vergadering is geroepen op papier gezet. Jammer weer, Mark.
Het gevoel dat de Aanbestedende Dienst allang weet aan wie ze graag zouden willen gunnen druipt van zo’n kerncompetentie af. Aan de ene kant ga je je afvragen of het nog zin heeft om hier aan mee te doen. Aan de andere kant, een Nota van Inlichtingen kan nog veel teweeg brengen.
Wat ik nog wel het meest kan waarderen is wanneer iemand wel de klok heeft horen luiden, maar nog op zoek is naar de klepel. Dan moet je opeens met een referentie gaan aantonen dat je over een ISO14001 certificaat beschikt bijvoorbeeld. Het is ze wel duidelijk dat een kerncompetentie een geschiktheidseis is, maar niet alle geschiktheidseisen zijn kerncompetenties.
Misschien moet ik het gewoon eens proberen. Een lekker uitgebreide projectomschrijving aanleveren en dan in de laatste zin neerzetten ‘en we beschikken ook nog over een ISO14001 certificaat’. De truc is om ze aan de hand van het stellen van vragen voor de Nota de klepel aan te wijzen, ze bij de hand nemen en duidelijk maken dat jij degene bent die het weet. En dat hadden ze nou net nodig.

Mysterie

In dat opzicht is soms nog wel eens jammer dat de aanbestedende dienst een adviesbureau inschakelt. Dan krijg je van die rechttoe rechtaan kerncompetenties zoals: In de afgelopen drie jaar moet je ten minste 60 vuilnisbakken hebben geleverd bij één opdrachtgever. Waar ligt daar de uitdaging? Waar is de originaliteit en creativiteit gebleven?
In zo’n geval blijft er een sluier van mysterie om de Aanbestedende Dienst zelf heen hangen, maar de opdracht is wel lekker duidelijk.
Kortom, onduidelijke kerncompetenties zijn nog lang niet de wereld uit geholpen en als je in een beperkte tijdsspanne toch een zo goed mogelijke inschrijving wilt indienen zit je ook helemaal niet te wachten op de creatieve uitspattingen van de Aanbestedende Dienst. Vaak wordt je referentiebeschrijving niet eens beoordeeld, is het gewoon iets waar je aan moet voldoen.

Maar stiekem, heel stiekem… moet ik toch altijd een beetje glimlachen als ik zo’n kijkje kan nemen in het brein van de aanbestedende dienst.

Veel aanbestedingplezier gewenst!
Irene