Blog: Beter Aanbesteden doe je (beter) zo!

Door Marieke van Holland 

Weten jullie nog, het traject Beter Aanbesteden? Het kwam eind vorig jaar nog langs in ons nieuwsbericht over de voorstellen voor professionalisering van de Europese Commissie. Ondanks onze kanttekeningen bij de aanpak, juichen we elk initiatief toe om de aanbestedingspraktijk te verbeteren. Dus wekte het ook onze nieuwsgierigheid toen het Ministerie van EZ en Klimaat eind januari met een publicatie kwam als “voorproefje” op de Actieagenda Beter Aanbesteden. We waren niet de enigen: op Twitter en LinkedIn werd het driftig gedeeld, bijna als ware het een nieuw evangelie.

En dan lees je het en word je er inderdaad even stil van – maar helaas niet in positieve zin. Een infographic waarop 5 “mythen” worden ontkracht over, jawel, contact tussen aanbesteders en ondernemers rondom aanbestedingen. Stuk voor stuk dooddoeners zoals: ja, je mag met je huidige leverancier praten over lopende zaken (zolang het niet over de aanbesteding gaat) en ja, je mag marktpartijen raadplegen voor input voor je programma van eisen… (marktconsultatie iemand?)

Dingen die bovendien al zo vaak langsgekomen zijn bij seminars, in blogs e.d. en op PIANOo zelf, dat je als professional onder een steen moet hebben geleefd als dit je nog tot nieuwe inzichten brengt. En, zoals zoveel informatieverstrekking over aanbesteden, compleet beredeneerd vanuit de behoeften en zorgen van de inkoper, zonder enig besef van het perspectief van de inschrijver.

Is dit dan het soort “resultaat” (zoals PIANOo het noemt) dat we kunnen verwachten van dit programma? Terwijl er zoveel dingen zijn waar inschrijvers (en hun adviseurs) dagelijks tegenaan lopen. Het kostte ons ongeveer 5 minuten om met 5 eigen aanbevelingen te komen die in onze optiek stap 1 zijn voor een meer professionele aanbestedingspraktijk. Allemaal heel basale en logische dingen. Zodanig dat het ons verbijstert dat we het er überhaupt over moeten hebben.

…kortom, in feite evenzeer open deuren als die vijf mythes van EZ&K.

Nadat het stof der verontwaardiging was opgetrokken, en geholpen door het inmiddels verschenen, veel zinnigere, document Actieagenda Beter Aanbesteden, kwam het besef maar weer binnen dat de vele problemen en fouten niet (alleen) een kwestie zijn van individuele onwil of onkunde. Maar misschien eerder een dieper en structureler gebrek aan bewustzijn, kennis, tijd en aandacht en inlevingsvermogen. In combinatie met alle politieke en organisatorische factoren.

Het thema “inlevingsvermogen” inspireert ons om meer de nuance op te zoeken in ons denken over deze kwestie. Desondanks willen we onze 5 oorspronkelijke aanbevelingen graag delen. Al was het maar omdat ze een scherp en urgent beeld geven van wat er allemaal mis gaat, wat de oorzaak ook moge zijn. En wat er ook uit dit traject Beter Aanbesteden voortvloeit, laten we er toch met zijn allen naar streven dat aanbevelingen zoals die hieronder op een bepaald moment niet meer nodig zijn.

1: Win-windenken / partneren

Communiceren met de markt is belangrijk. Beter vooraf een goede marktconsultatie dan halverwege de aanbesteding de botte bijl moeten hanteren in je programma van eisen. Maar praten is maar de helft van de oplossing. Het gaat ook om de houding ten opzichte van elkaar en hoe je aankijkt tegen de relatie van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Soms lijkt het wel of inkopers ondernemers fundamenteel wantrouwen. Alsof elke handeling van de inschrijver wordt bekeken vanuit de gedachte dat ondernemers alleen maar willen profiteren en misbruik maken van elk stukje ruimte dat ze krijgen. Waarom anders geeft men bijna principieel zo min mogelijk toe aan verzoeken in de Nota van Inlichtingen, ook als ze er zelf alleen maar baat bij hebben? Om nog maar niet te spreken over eenzijdige voorwaarden, boeteclausules, onrealistische plafondbedragen en wat nog meer. Dit dwingt de ondernemer allerlei risico’s te gaan incalculeren, wat leidt tot hogere prijzen; dan wel op zoek te gaan naar loopholes of te gokken, wat linksom of rechtsom (via meerwerk) toch ook weer leidt tot extra kosten voor de opdrachtgever. En fouten. En uitstel. En een hoop discussie en gedoe.

Natuurlijk, enig opportunisme is de meeste ondernemers niet vreemd en er zitten ook geharde aanbestedingstijgers tussen. Maar het gros van de ondernemers (en wij spreken er veel!) wil gewoon echt kwalitatief goed werk leveren voor een goede prijs. Als inkopers nou die moeite zouden steken in een beoordelingssystematiek die dit beloont… Maar daarover later meer.

Over de toepassing van Best Value bij Nederlandse aanbestedingen is veel te doen. Maar als er nu één ding zou zijn dat we best zouden mogen overnemen, is het win-windenken. De gedachte achter deze “pijler” is dat “win-lose”, oftewel het beste proberen te halen uit een contract ten koste van de andere contractpartij, uiteindelijk leidt tot “lose-lose”, om redenen zoals hierboven geschetst.

Win-windenken houdt in dat je allebei denkt in het belang van het projectdoel en beseft dat je het samen moet doen. Hierbij gaat het niet om intensief contact, maar het in “samen” denken. Alleen al het besef dat als je een goed eindresultaat wilt, je de ander de juiste middelen moet gunnen om dat eindresultaat te kunnen realiseren, zou menig aanbesteding ten goede komen.

We onderschrijven dan ook zeker het volgende uit de Actieagenda Beter Aanbesteden: “Er kan veel worden gewonnen als ondernemers en aanbestedende diensten samenwerken vanuit wederzijds begrip, vertrouwen en onderling respect, vóór, tijdens en na een aanbestedingsprocedure.”

2: Lees je in over de actuele wet- en regelgeving

Regels kunnen veranderen en als je eens in de 2 jaar een aanbesteding doet, is het niet zo gek als je over het hoofd ziet dat alleen GVA’s van ná 1 juli 2016 (inwerkingtreding gewijzigde Aw2012) geldig zijn. Of even vergeet dat een KvK-uittreksel sinds 2012 de non-faillissementsverklaring vervangt. Maar als je weet dat je kennis niet helemaal up to date is, waarom klop je dan niet aan bij een collega of iemand uit je netwerk met meer recente ervaring?  Of lees je gewoon even goed in.

Loop bijvoorbeeld je document van voor naar achter door en controleer voor elke “regel” of deze nog klopt, dan kom je het meeste vanzelf tegen. Het is ook niet heel moeilijk om de juiste informatie te vinden. Op de pagina over de Gedragsverklaring Aanbesteden op de website van PIANOo (dé go-to-kennisbank voor aanbestedende diensten) staat helemaal bovenin een groot grijs blok, waar precies de 1-juli-2016-kwestie uitgelegd staat. En dan is er natuurlijk de aanbestedingswet zelf met bijlagen.  Misschien wat meer werk, maar ook (bij grondwet) publiekelijk beschikbaar, en desnoods zelfs met een huis-tuin-en-keukenjurist nog uit te komen.

Gezond verstand toch, om dit even te doen? Nou, niet dus, want dit soort dingen gaat heel vaak mis.

Dat constateerde men in de evaluatie van Aw2012 en nu weer in de Actieagenda: in de naleving van de bestaande wet- en regelgeving (inclusief Gids Proportionaliteit) is de meeste winst te behalen. En dit zien wij dagelijks in de praktijk.

Zo vraagt men bij ongeveer de helft van de aanbestedingen 1,5 jaar na dato nog een GVA van maximaal 2 jaar oud; en hebben we het afgelopen halfjaar zeker 6 trajecten begeleid waarbij gevraagd werd om een non-faillissementsverklaring. Het gaat dan trouwens niet alleen om de doorsnee gemeente maar ook om de grote ministeries en uitvoeringsorganisaties.

Meer inhoudelijk moeten we bijna altijd als Social Return wordt gevraagd hier kritische vragen over stellen, omdat bijvoorbeeld 5% van de totale opdrachtsom wordt vereist, terwijl de richtlijn een percentage van de loonsom is. Zelfs bij opdrachten voor Leveringen, terwijl volgens de richtsnoeren Social Return alleen zou moeten worden toegepast bij opdrachten boven €250.000,- in de categorieën Werken en Diensten. Dat is ook logisch, want als jij voor een miljoen hardware levert dan komen de loonkosten voor die planner en chauffeur voor een paar uurtjes per week echt niet aan 5% van de opdrachtsom. En 5% van de loonsom is dan weer dusdanig weinig dat de investering disproportioneel wordt (5% van 5% van een miljoen is €2500,- – wie kun je daarvoor aannemen?).

Ook vragen aanbestedende diensten nog steeds om teveel of te specifieke referenties. Zo stellen onderwijsinstellingen vaak de eis dat je ervaring hebt in het onderwijs. Kwalijk, omdat hiermee de toegang tot de onderwijsmarkt voor nieuwe betreders wordt ontzegd. En in strijd met voorschrift 3F van de Gids Proportionaliteit, volgens welke moet worden gekeken naar kerncompetenties, die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht.

Men voert vaak aan dat ervaring in het onderwijs belangrijk is omdat je met scholieren moet kunnen werken, bijvoorbeeld dat je niks kunt laten slingeren of open laten i.v.m. het risico op ongelukken. Maar als je de bedoeling van de kerncompetentie kent dan weet je dat:

  • Geschiktheidseisen als referenties primair bedoeld zijn als minimale toegangseisen, die moeten zorgen dat alleen bedrijven die de benodigde technische/beroepsbekwaamheden hebben in aanmerking komen. Niet de hobbytimmerman, maar bedrijven die bewezen hebben dit vak te verstaan. Of je in het onderwijs hebt gewerkt heeft niets te maken met of je bekwaam bent in het uitvoeren van ICT-beheer of renoveren van gebouwen.
  • De hele gedachte achter de Gids Proportionaliteit is dat eisen in verhouding moeten staan tot de opdracht, zodat (kleinere) ondernemers niet op onredelijke gronden de toegang tot overheidsopdrachten wordt ontzegd.
  • Om die reden referentie-eisen moeten gaan over kerncompetenties (het is niet alleen een ander woord voor ervaringseis!) en als zodanig gericht moeten zijn op de essentie, de kern van waar de opdracht over gaat.
  • Voor zover goede uitvoering van de opdracht vraagt om meer specifieke kennis of ervaring, ook dan in de formulering van de eis (dus) nog altijd moet worden gezocht naar de essentie. Dus i.p.v. ervaring in het onderwijs bijvoorbeeld ervaring met renovaties in een omgeving waar zich kwetsbare personen bevinden; of van een gebouw met bepaalde eigenschappen die renovatie-technisch van belang zijn. Mocht ervaring met beide zaken essentieel zijn, dan vraag je 2 kerncompetenties.

Kijkend naar de laatste 2 voorbeelden gaat het niet alleen om kennis van de regels, maar ook deze snappen, begrijpen wat het doel ervan is. Onze aanbeveling “je inlezen” gaat dan ook verder dan even je kennis opfrissen. Het gaat ook om een stukje (intellectuele) bereidheid om de regels te doorgronden. Om het nemen van je verantwoordelijkheid als professional om je de regels eigen te maken, in plaats van dat je je dit door de inschrijvende partijen moet laten vertellen.

3: Check je eigen werk (of laat je checken)

Niet het allerbelangrijkste item in deze lijst, maar wel heel erg storend is het aantal fouten in aanbestedingsdocumenten. Zo zijn spelfouten in de aanbestedingsstukken schering en inslag. Zodat  je op een gegeven moment denkt: joh, laat je stukken eens controleren door een collega voordat je ze publiceert. En dan zijn er ook nog de vele inconsistenties, zoals tegenstrijdige data. Andere voorbeelden:

  • Binnen 3 maanden tot 2 keer toe tegengekomen: een prijzenblad met een tabblad waarop interne instructies stonden, inclusief de instructie om voor publicatie dit voorblad te verwijderen (overigens waren ook niet alle andere instructies opgevolgd).
  • Documenten met wijzigingen er nog in of interne opmerkingen. Ook eens gezien: een discussie in de kantlijn tussen inkoopcollega’s over wat nou gevraagd werd in een bepaalde verklaring.
  • Documenten met meerdere passages met zoveel ongrammaticale en/of afgebroken zinnen, dat vaak überhaupt niet duidelijk was wat de eis was of wat er beschreven moest worden.
  • Bijlagen toevoegen die bij een andere aanbesteding horen. Of bijlagen die half zijn aangepast maar nog bijv. de naam van een andere aanbesteding bevatten of die niet van toepassing zijn op deze aanbesteding (bijv. omdat het leveringen betreft en geen werken).
  • Algemener knip- en plakwerk uit andere aanbestedingen, die leiden tot inconsistenties.

Een fout zit soms in een klein hoekje en tijdgebrek hebben we allemaal wel eens. We zijn wel van mening dat gezien de investeringen voor beide kanten (en uiteindelijk burgers) je toch wel méér professionaliteit en zorgvuldigheid mag verwachten in de voorbereiding van deze trajecten, inclusief een goede planning.

Maar het is ook meer dan dat. We hebben verschillende keren meegemaakt dat er een aanbesteding werd ingetrokken, om enkele weken of maanden later weer te verschijnen… precies hetzelfde document, met precies dezelfde fouten als in de oorspronkelijke documenten. Oók fouten die de vorige keer al waren aangekaart in de NvI. En dan gaat het niet alleen om spelfouten, maar ook bijvoorbeeld onwettige eisen. Wat moeten we hier nu van denken?

4: Neem vragen serieus

Een belangrijke reden waarom inschrijvers het “papieren” traject erg lastig vinden is omdat ze geen dialoog kunnen aangaan met de aanbestedende dienst; niet face-to-face kunnen uitleggen wat zij nodig hebben en vragen wat “de klant” nodig heeft, maar alles moet omslachtig op papier. Hier zijn tijdens het traject wel redenen voor, maar deze frustratie wordt vaak niet bepaald verholpen door de houding van de aanbestedende dienst bij de Nota van Inlichtingen.

Dan hebben we het over de eerdergenoemde terughoudendheid om verzoeken te honoreren, maar ook het überhaupt niet serieus nemen van vragen of vragenstellers.

Ondanks alle bewijzen van het tegendeel – zoals intelligente vragen en meerdere inschrijvers met dezelfde vraag – lijken inkopers té vaak van mening dat (a) hun kennis of intellectuele vaardigheden superieur zijn aan die van inschrijvers; (b) inschrijvers de documenten niet lezen; (c) inschrijvers dingen voor hun lol vragen, en niet omdat informatie daadwerkelijk ontbreekt/onduidelijk is; (d) de inkoper zelf absoluut overal aan gedacht heeft bij het opstellen van de stukken; en/of (e) zij beter weten dan inschrijvers zelf welke informatie wel en niet nodig is om de aanbieding te bepalen.

Voorbeelden uit de praktijk:

  • In antwoord op een vraag over een paragraaf in de aanbestedingsstukken verwijzen naar de informatie over dat onderwerp in diezelfde paragraaf. (Die hebben we per definitie gelezen, maar is niet duidelijk, vandaar dat we een vraag hebben gesteld.)
  • Verwijzen naar een andere paragraaf over dat onderwerp, die we ook hebben gelezen, maar die ook geen antwoord geeft op onze vraag.
  • Onomwonden neerbuigende of vijandige opmerkingen. Zoals: “als we u dat nog moeten uitleggen, dan…” Nog afgezien van de toon zou het misschien passen om, in plaats van gelijk aan te nemen dat de inschrijver zijn vak niet verstaat, de mogelijkheid te overwegen dat de vraag verkeerd is begrepen.
  • Weigering om verdere informatie ergens over te geven omdat “naar mening van de aanbestedende dienst” voldoende informatie over het onderwerp is gegeven of de informatie niet relevant is voor de inschrijving. Terwijl het gaat om neutrale informatie, die in de praktijk wel degelijk vaak relevant is voor de prijsstelling.
  • Geen antwoord geven op de vraag. Ook op hele simpele ja-nee vragen bijvoorbeeld. Ook meegemaakt: er kwam maar geen eenduidig antwoord, dus in de vervolgvraag x multiple choice opties gegeven. Er waren logisch gezien ook maar x mogelijkheden, dus de juiste optie zat er tussen. Maar nee, nog geen direct antwoord.

Ik ben niet zo naïef om te denken dat inkopers nooit bewust “strategisch” een vraag maar half beantwoorden (wat natuurlijk kwalijk is). Maar genoeg wijst erop dat dit meestal niet aan de orde is. Zo zijn er genoeg voorbeelden van een voor de aanbesteder ongewenste uitkomst om redenen waarvoor in de NvI al door inschrijvers was gewaarschuwd. En er is meestal een patroon te zien in álle antwoorden, ongeacht wie de vraag stelde en of het wel of niet in het belang is van de aanbestedende dienst.

Vragen zijn een teken dat iets onduidelijk is. Inschrijvers weten graag welke uitgangspunten ze moeten hanteren zodat ze een correcte en realistische aanbieding kunnen doen, die toegespitst is op de wensen en behoeften van de opdrachtgever. Daar kun je dan natuurlijk mysterieus of achteloos over doen, maar dan loop je wel een risico. Dat je onvergelijkbare of onrealistische prijsaanbiedingen krijgt, omdat de uitgangspunten/aantallen waarmee inschrijvers moeten rekenen onduidelijk zijn. Dat er discussie ontstaat over welke werkzaamheden wel en niet in scope zijn. Of dat je niet de kwaliteit krijgt aangeboden die je wilde, omdat je niet duidelijk was over wat je dan wilde.

En waarom zou je het in hemelsnaam niet doen? Informatieve, neutrale vragen hebben geen nadelen voor de procedure en bevoordelen geen inschrijvers (mocht men daar bang voor zijn). Integendeel, hoe meer informatieverstrekking, hoe gelijker het speelveld en hoe meer gelegenheid inschrijvers hebben hun beste (voor opdrachtgever gunstigste) aanbieding te doen.

Kritische vragen zijn natuurlijk bijzonder vervelend, maar wijzen op tegenstrijdigheden of onmogelijkheden in je uitvraag. Geven 3 inschrijvers aan dat een bepaalde eis niet mogelijk is in combinatie met het uitgevraagde product? Dan is de kans groot dat het niet kan. Word je gewaarschuwd voor manipulatie of “geadviseerd”? Nou ja, het kan zijn dat iemand daar zijn eigen motieven in heeft. Maar het is allicht het onderzoeken waard of het niet eerlijker kan… toch?

5: Besteed aandacht aan je criteria

Een aanbesteding is eigenlijk een ingewikkelde manier om te kiezen wie je opdracht mag uitvoeren (en dat op een eerlijke en objectieve wijze te doen). Minimumeisen zijn precies dat, minimumeisen. Maar de uiteindelijke keuze voor een opdrachtnemer wordt bepaald door de gunningscriteria.

“Wordt bepaald door” is bewust gekozen. Het is namelijk niet zo dat de “beste” inschrijving altijd zomaar komt bovendrijven. Nee, de gunningscriteria definiëren wat telt als de beste prijs-kwaliteitverhouding. Daarom is het zo belangrijk voor alle betrokkenen dat er goede beoordelingscriteria worden geformuleerd. Voor de borging van een eerlijke beslissing; en zodat het systeem leidt tot het beste aanbod, met minder kunst- en vliegwerk (en rechtszaken) achteraf.

Goede beoordelingscriteria zijn transparante en effectieve criteria. Transparante criteria zijn criteria waarbij voor iedere betrokkene duidelijk is waaraan moet worden voldaan om welke score toebedeeld te krijgen. Als er dan een motivatie wordt verstrekt, kun je idealiter altijd zeggen: ja, deze gunningsbeslissing klopt volgens de criteria. Effectieve beoordelingscriteria zijn beoordelingscriteria die effectief selecteren op wat de aanbestedende dienst daadwerkelijk belangrijk vindt.

Met name bij kwaliteitscriteria komen we vaak beoordelingscriteria tegen die geen van beide zijn. Vervolgens komen er in de NvI dusdanige antwoorden, dat we kunnen concluderen dat er onvoldoende besef is van het doel en belang van goede gunningscriteria van het doel en belang van goede gunningscriteria en er in de voorbereiding onvoldoende is nagedacht over dit soort vragen.

Een tweetal voorbeelden:

  • Om een 10 te krijgen op een implementatieplan moet een inschrijver “meerwaarde” tonen. Er wordt echter nergens uitgelegd hoe men beoordeelt of er wel of geen sprake is van meerwaarde. Wordt meerwaarde bijv. bepaald ten opzichte van minimumeisen of inschrijvers? Wat vindt de aanbestedende dienst belangrijk t.a.v. de implementatie? Vindt zij bijvoorbeeld een snellere implementatie dusdanig wenselijk dat ze het zal bestempelen als relevante meerwaarde? Of zal ze meerwaarde toekennen voor een zorgvuldige implementatie met veel aandacht voor draagvlak? Reactie: het is aan de inschrijver om invulling te geven aan dit criterium en zijn meerwaarde te tonen.
  • De vraagstelling is onduidelijk of niet doordacht, bijvoorbeeld door onuitgelegde termen. Of een concreet voorbeeld: er waren x hoofdonderwerpen en y aspecten geformuleerd; bij elk hoofdonderwerp moest je elk aspect aan bod laten komen. Maar in sommige gevallen leek dit niet te leiden tot een valide onderwerp of er zaten dubbelingen in, wat er op wees dat de aanbestedende dienst deze aspecten en onderwerpen zelf niet daadwerkelijk naast elkaar had gelegd. Dan vraag je verduidelijking en bevestigt men alleen maar de systematiek, met de boodschap (strekking) dat je er verder maar zelf het beste van moet maken.

Een veelgehoord argument is dat men het onderscheidend vermogen van inschrijvers wil laten spreken en niet teveel wil voorkauwen. Je zou ook kunnen zeggen dat het in het voordeel van de aanbestedende dienst is om ruimte voor zichzelf te laten. Maar beide argumenten kloppen niet.

Eenduidige criteria veronderstellen niet dat je het voorkauwt. Eenduidige criteria zijn te combineren met ruimte voor onderscheidend vermogen. Best Value is hier een voorbeeld van, waar de oplossing maximaal vrij wordt gelaten, maar er wel relatief duidelijke criteria zijn voor scoretoekenning: prestatieniveau op een zelf gekozen “KPI” op een algemene doelstelling van opdrachtgever + onderbouwing met prestatie-informatie dat inschrijver dit prestatieniveau kan realiseren. “Mate van onderbouwing” als criterium zien we algemener steeds meer terug, helaas ook nog heel vaak “meerwaarde” zonder uitleg. Een kadering van de doelen waarop meerwaarde kan worden gescoord zou hierin al een hoop schelen.

Daarbij werkt het niet vertellen wat je wilt (in die zin van doelstellingen of wensen) alleen maar averechts. Je wilt toch het beste aanbod selecteren? Stel je vindt een zorgvuldige implementatie met draagvlak belangrijk, maar je deelt dit niet. Dan kun je erop gokken dat er een inschrijver bij zit die dit aangeeft. Maar voor hetzelfde geld kiest iedereen in zijn aanbod voor een snelle implementatie. Stel er is één inschrijver die wel een zorgvuldige implementatie heeft aangeboden. Gefeliciteerd, deze wordt beloond voor zijn gelukkige, of misschien zelfs slimme, gok. Maar die andere inschrijver had het misschien veel beter gekund… In dit geval maakt het gebrek aan transparantie het criterium minder effectief voor het selecteren van de partij die het beste doet wat je wilt.

We zien ook andere voorbeelden van minder effectieve gunningscriteria. Bijvoorbeeld dat in de inleiding wordt vermeld dat de aanbestedende dienst bepaalde wensen heeft, maar deze eigenlijk niet of nauwelijks daadwerkelijk terugkomen in de vraagstelling. Of dat de beoordelingscriteria eigenlijk alleen maar gaan over de vorm van beantwoording en niet over inhoudelijke waarden. Waarmee de aanbestedende dienst zich geheid in de vingers gaat snijden.

Aandacht voor de “logica” van gunningscriteria en hun belang voor een eerlijk en effectief aanbestedingsproces is iets dat wat mij betreft in de aanbestedingspraktijk over de hele breedte beter kan en moet.

Bewustzijn 

Resumé over de oorzaken van dit soort problemen in de aanbestedingspraktijk; mijn favoriete passage uit de Actieagenda gaat over bewustzijn, of liever het gebrek eraan:

“Tijdens de gesprekken aan de regiotafels is een scala van ervaren problemen aan bod gekomen. De meeste zijn niet nieuw. Vaak is de oplossing “het gewoon (beter) doen”. Waarom gebeurt het dan niet? Tijdens de gesprekken over de problemen bij aanbesteden bleek er één rode draad te zijn, te weten bewustzijn of, beter gezegd, het gebrek daaraan. Het gaat dan om het bewustzijn dat een belangrijk deel van het overheidsbudget ingekocht en aanbesteed wordt. Dat goed aanbesteden leidt tot lagere directe en indirecte inkoopkosten en een hogere kwaliteit van de output. Het bewustzijn dat hiervoor een adequaat ingerichte en gepositioneerde inkooporganisatie nodig is. Het bewustzijn dat een goed doordachte uitvraag en een zorgvuldig gekozen procedure betere resultaten opleveren. Het bewustzijn dat prijsvechten op termijn leidt tot minder marktpartijen, minder keuze, minder kans op een innovatieve oplossing en onvoldoende kwaliteit.” (Actieagenda Beter Aanbesteden p. 13; daar staan nog enkele andere onderwerpen van bewustzijn.)

Een verontrustende, maar ik denk belangrijke constatering, en stuk voor stuk goede punten waar inkopers zich bewust van zouden moeten zijn. Achteraf ook heel mooi te koppelen aan onze frustraties en de bredere vraag: waarom is het nog nodig om deze open deuren in te trappen?

Dan is natuurlijk de vraag of de aanbevelingen in de Actieagenda daadwerkelijk bijdragen aan dit kernprobleem, het bevorderen van bewustzijn. De aanbevelingen en acties zijn nog erg voorbereidend en gaan in heel algemene termen over het verder in kaart brengen van problematiek, opzetten van een basisstructuur, publiceren van een verdere studie of beleid. (Hoe draagt het maken van een factsheet over de inkoopfunctie bij aan het structureel verbeteren van de communicatie tussen beleid, bestuur en inkoop bij overheidsorganisaties?) Het is vooral heel erg afwachten wat voor concretere acties hier verder uit volgen.

Het lijkt vooral belangrijk dat het niet blijft bij algemene aanbevelingen, waar aanbestedende diensten zelf iets mee moeten doen. Dat ze dat gaan doen veronderstelt namelijk precies een bewustzijn van het belang van goed aanbesteden en herkenning van (de oorzaken van) de problemen. Er moet niet alleen een aanjager zijn, maar er moeten ook mensen zijn die verantwoordelijkheid nemen om dingen te regelen. Als het gaat om bewustzijn creëren dan heeft wat mij betreft kennis- en informatiedeling nu prioriteit. In de vorm van samenwerkingsverbanden, uitwisselingsplatforms en opleidingen voor inkopers. Ik hoop dan ook vooral op genoeg aandacht voor de punten uit het hoofdstuk “Kennis”. Maar hoe dan ook zal iemand(en) ervoor moeten zorgen dat deze kennisoverdracht ook structureel gebeurt en opleidingen en trainingen bij aanbestedende diensten actief onder de aandacht worden gebracht. Zodat we straks kunnen spreken over standaarden van kennis en vaardigheden die wellicht niet verplicht, maar wel door alle betrokkenen gedeeld worden.

– Marieke –