Onduidelijkheden over referenties bij aanbestedingen

Het is heel gangbaar dat bij het inschrijven op een aanbesteding gevraagd wordt om referenties. Dat lijkt erg makkelijk, maar levert in veel gevallen ergernis en frustratie op. Met onderstaand stuk hopen wij je een stuk op weg te helpen met onder andere een aantal handige tips.

Miscommunicatie

Onlangs heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts een advies (advies 405) uitgebracht na een klacht over een ongeldig verklaarde inschrijving. Inschrijvers moesten met  referenties aantonen dat zij tenminste 2000 meldingen in een bepaalde periode voor een opdrachtgever hadden afgehandeld. De inschrijver heeft hiervoor een door de opdrachtgever ondertekende verklaring ingediend waarin staat: ‘totaal klussen > 2000 stuks’. Dat zou voldoende moeten zijn. Maar de aanbestedende dienst twijfelde aan de geloofwaardigheid van de verklaring, en had liever een exact aantal gezien. Daarom verklaarden zij de inschrijving ongeldig. Volgens de Commissie van Aanbestedingsexperts had de aanbestedende dienst dit niet mogen doen, zonder eerst meer navraag te doen bij de betreffende referent.
In dit geval was er dus duidelijk sprake van een miscommunicatie tussen wat de aanbestedende dienst precies wil zien bij referenties en hoe de inschrijver denkt dat aan te kunnen tonen. Onduidelijke kerncompetenties zien we maar al te vaak voorbij komen

Tips voor referenties

Maar hoe kun je er nu voor zorgen dat je niet in een soortgelijke situatie terecht komt? Wij geven je een aantal tips!

  1. Lees de uitgevraagde kerncompetentie goed. Begrijp je wat de aanbestedende dienst vraagt? Weet je hoe je de kerncompetentie moet aantonen? Bedenk ook alvast wie je als referent wil gebruiken en welke opdracht bij de kerncompetentie past.
  2. Als het niet geheel duidelijk is, stel dan altijd vragen voor de Nota van Inlichtingen. Twijfel je over hoe je een bepaalde kerncompetentie aan moet tonen, vraag dit dan. Vraag bijvoorbeeld of het voldoende is om aan te tonen dat je in totaal meer dan 2000 meldingen hebt afgehandeld. En zo niet, hoe je het dan wel aan moet tonen.
    Op deze manier dwing je de aanbestedende dienst om na te denken over wat ze nu precies uitvragen en realiseren ze zich misschien dat er meerdere manieren zijn om de competentie aan te tonen. Laat het dus niet ‘in het midden’ als je het even niet zeker weet, maar zorg ervoor dat er absoluut geen onduidelijkheid meer is.
  3. Neem contact op met je referent. Laat hem weten dat je hem als referent op wil voeren (en vraag om toestemming), en voor welke kerncompetentie precies. Zorg ervoor dat ze weten waar het om gaat en dat ze vragen kunnen krijgen van de aanbestedende dienst. Vraag eventueel om een tevredenheidsverklaring, waarin ook de gevraagde kerncompetentie duidelijk vermeld wordt. Op die manier kan er bij de aanbestedende dienst al veel twijfel worden weggenomen.
  4. Kijk voor het invullen van een referentieformulier of het mogelijk is om een beschrijving te geven. Het is altijd prettig om zelf uit te kunnen leggen welke werkzaamheden je gedaan hebt. Als er geen ruimte is om een beschrijving te geven kun je hier eventueel naar vragen in de Nota van Inlichtingen. Of kijk zelf of je ergens een korte beschrijving toe kan voegen, bijvoorbeeld bij ‘Overige informatie’.
  5. Neem voor het aantonen van de gevraagde kerncompetentie altijd zoveel mogelijk letterlijk over wat er gevraagd wordt. Zo weet je zeker dat je alle aspecten van de kerncompetentie beantwoord hebt en is het voor de aanbestedende dienst direct duidelijk dat je voldoet. Bijvoorbeeld:

    Kerncompetentie: Het verwerken van tenminste 2000 meldingen, over een periode van minimaal 12 maanden.

    Beschrijf dit dan duidelijk: Voor [gemeente X] hebben we een totaal van 2500 meldingen verwerkt, in de periode van mei 2015 tot en met juni 2016.

Hoewel in bovenstaande zaak volgens de Commissie van Aanbestedingsexperts de inschrijving niet ongeldig verklaard had mogen worden, was de inschrijver misschien niet in die situatie terecht gekomen als ze bovenstaande tips hadden opgevolgd.

Wil je nog meer tips bij het stellen van vragen of aanleveren van referenties? Loop je ook weleens tegen onduidelijkheden in het bestek aan? Of weet je niet zeker of je zelfstandig aan een kerncompetentie kunt voldoen? Neem dan gerust contact op, onze helpdesk zit vol met nuttige tips.