Q Core helpt!

“Weliswaar is begrijpelijk dat [inschrijver], als inschrijver die niet zo thuis is in het aanbestedingsrecht, zich [het feit dat je tijdig moet klagen] niet (tijdig) zal hebben gerealiseerd, maar dit moet op grond van het aanbestedingsrecht voor haar rekening en risico blijven.

Zij had zich immers van professionele bijstand kunnen voorzien om dit risico en de gevolgen daarvan af te wenden.

De omstandigheid dat zij dat niet heeft gedaan, kan de [aanbestedende dienst] niet worden tegengeworpen.”

Met andere woorden: Als je als inschrijver niet zoveel verstand hebt van aanbestedingen en alles wat daarbij komt kijken, is het misschien slim om hier professionele hulp bij in te schakelen. Deze uitspraak is gedaan door de rechter in een kort geding naar aanleiding van een gemeentelijke aanbesteding van zorg (WMO en Jeugdhulp).
Professionele hulp, dat zijn wij! Er is in het kortgeding een aantal punten naar voren gekomen waarin wij deze inschrijver hadden kunnen adviseren en bij hadden kunnen helpen. Wat had Q Core voor deze inschrijver kunnen betekenen als wij waren ingeschakeld voor begeleiding bij dit traject?

Vragen stellen

“Daarnaast heeft te gelden dat als [inschrijver] van mening is dat de wijze waarop de beoordeling zou gaan plaatsvinden niet voldoende objectief en transparant zou zijn, zij dit tijdig aan de [aanbestedende dienst] had moeten laten weten.”

De inschrijver was hier dus van mening dat de beoordeling van de kwaliteitsstukken niet objectief en transparant genoeg waren. Hoewel in de offerteaanvraag van deze aanbesteding vrij duidelijk en uitvoerig stond beschreven hoe en waarop de kwaliteitsstukken worden beoordeeld, kan het natuurlijk altijd zo zijn dat een inschrijver twijfels heeft over de beoordelingsprocedure. Het is dan zaak om daar vragen over te stellen aan de aanbestedende dienst. Binnen de werkwijze van Q Core bespreken wij met de klant altijd waar voor hem de vraag- en knelpunten liggen. We spreken tijdens een projectoverleg het hele bestek samen door, en vragen ons ook samen af of klanten (zelfstandig) aan de vraag kunnen voldoen en of duidelijk is wat er precies moet worden ingediend. Als er punten onduidelijk zijn, zelfs al gaat het om de kleinste twijfel, dan stellen we een vraag aan de aanbestedende dienst.

Maar we kunnen ook adviseren. Soms moet een vraag, uit tactische overwegingen, perse wel of juist niet gesteld worden. Hierin moeten afwegingen gemaakt worden over mogelijke antwoorden van de aanbestedende dienst en wat het effect van die antwoorden zou kunnen zijn. Als de aanbestedende dienst niet het gewenste antwoord geeft, wat heeft dat voor gevolgen voor je inschrijving? Hierover kunnen we samen sparren en vanuit onze ervaring vragen opstellen die de aanbestedende dienst aan het denken zetten.

In de situatie die in dit kortgeding geschetst is, had Q Core samen met de inschrijver de beoordelingsprocedure door kunnen spreken en bepalen waar de twijfels lagen. Aan de hand daarvan hadden we ofwel advies kunnen geven om de twijfels weg te nemen, ofwel de juiste vragen aan de aanbestedende dienst kunnen stellen.

Complete en correcte inschrijving

“Daarbij komt dat is gebleken dat [inschrijver] in het kader van haar inschrijving enkel de formulieren ten behoeve van gunningscriterium 1 heeft ingevuld en aan de [aanbestedende dienst] heeft verstrekt en dat zij de formulieren betreffende de gunningscriteria 2 tot en met 4 blanco heeft aangeleverd. Deze formulieren konden door de beoordelaars van de [aanbestedende dienst] daarom niet worden beoordeeld, waardoor aan [inschrijver] voor deze criteria de minimale score 1 is toegekend.”

Had de inschrijver de hulp van Q Core ingeschakeld, dan was dit nooit gebeurd. Wij zorgen er altijd voor dat een inschrijving compleet, volledig en correct wordt ingediend, voorzien van alle gevraagde en benodigde bijlagen en documenten.

Aan het begin van het traject zetten wij, zowel voor onszelf als voor de klant, precies op een rijtje welke documenten worden gevraagd en welke criteria moeten worden beantwoord. Wij lezen mee met alle stukken die de klant schrijft, controleren of de vraag op de juiste manier wordt beantwoord en redigeren de teksten waar nodig. We checken of ieder punt van de vraag beantwoord is, en of het taalgebruik van de aanbestedende dienst wordt gebruikt. Indien nodig vragen wij zelfs onze tekstschrijvers om mee te kijken en tips te geven om ervoor te zorgen dat de best mogelijke tekst wordt ingediend. Als klanten zelf geen tijd hebben voor of weinig ervaring hebben met het schrijven van kwaliteitsstukken, dan kunnen onze tekstschrijvers dit volledig uit handen nemen.

Het indienen van blanco formulieren voor de gunningscriteria zal bij Q Core dus nooit voorkomen. Als je wil winnen moet je punten scoren, en om punten te scoren moet je de gunningscriteria beantwoorden.

“Tijdig”

In de uitspraak van het kortgeding wordt meerdere keren aangegeven dat het de verantwoordelijkheid van de inschrijver is om tijdig vragen te stellen of te klagen. Blijkbaar heeft de inschrijver dit nagelaten te doen. Dit is echter bij uitstek een punt voor Q Core om in de gaten te houden. Gedurende het traject houden wij alle deadlines in de gaten, en controleren ook of de termijnen die de aanbestedende dienst hanteert overeenstemmen met de Aanbestedingswet. Bij tegenstrijdigheden worden vragen gesteld en indien nodig kunnen vervolgstappen worden gezet.

Hulp van Q Core

De rechter in deze zaak had in onze ogen een sterk punt door te stellen dat de inschrijver professionele hulp had kunnen inschakelen om hem bij te staan bij de inschrijving en te adviseren over het aanbestedingsrecht. Achteraf bezien waren er flink wat punten in deze zaak waarin Q Core deze inschrijver had kunnen adviseren. Wellicht was het dan niet tot een kortgeding gekomen.

Heb je zelf hulp nodig bij het inschrijven op een aanbesteding? Heb je misschien een interessante opdracht gezien, maar weet je niet goed hoe je zo’n inschrijving nu precies moet aanpakken? Of vind je het moeilijk om te bepalen of je aan alle gevraagde criteria kunt voldoen? Wij kunnen je helpen! Neem vrijblijvend contact op met onze klantmanager Yvonne. Zij kan je precies vertellen wat de mogelijkheden zijn.