Nieuwe ISO norm

Wie zich met aanbestedingen bezig houdt komt het met enige regelmaat tegen; de eis om ISO gecertificeerd te zijn of daaraan gelijkwaardig. Sinds september 2015 is de nieuwe structuur voor de ISO normen van kracht geworden. ISO 9001 en 14001, resp. kwaliteitsmanagementsysteem en milieumanagementsysteem, zijn de eerste certificeringen die volledig in de nieuwe structuur gehangen zijn. Dit betekent voor ondernemers met een ISO 9001 of 14001 certificering dat zij vóór september 2018 overgestapt moeten zijn op de nieuwe versie. De nieuwe ISO norm is echter dusdanig veranderd dat dit weleens van (grote) invloed kan zijn op de bedrijfsorganisatie. Reden voor Q Core om voor jou in het kort de belangrijkste veranderingen te belichten die de nieuwe ISO norm met zich mee brengt.

Plug-in model

De verschillende ISO normen krijgen de dezelfde structuur, dezelfde tekstelementen en dezelfde kerneisen. De kern van het plug-in model is de High Level Structure (HLS): een basistekst met kerneisen waaraan alle managementsystemen minimaal moeten voldoen. De specifieke (certificeerbare) normen en richtlijnen (niet certificeerbaar) kunnen vervolgens aan die HLS gehangen worden. Dit kan als volgt gevisualiseerd worden:

nieuwe ISO norm

High Level Structure

De HLS vormt de basis van de nieuwe ISO norm en zal voor alle managementsysteemstandaarden worden ingevoerd. Daaruit volgt de volgende indeling van de hoofdstukken voor de beschrijving van het managementsysteem:

1. Scope (onderwerp en toepassingsgebied)6. Planning
2. Normatieve verwijzingen7. Ondersteuning/support
3. Termen en definities8. Uitvoering
4. Context van de organisatie9. Evaluatie van de prestaties
5. Leiderschap10. Verbetering

 

In ISO guide 83 is deze structuur vastgelegd. Hierin zijn ook de overeenkomende teksten vastgesteld, die in elke norm zullen worden opgenomen, evenals de standaard definities van overeenkomstige termen. Dit moet verwarring tussen de verschillende normen wegnemen.

Aandachtspunten HLS

De nieuwe hoofstukkenindeling is niet alleen een papieren formaliteit, maar introduceert nieuwe concepten over de rol en het gebruik van managementsystemen. De belangrijkste aandachtspunten zijn: contextanalyse, risicomanagement en compliancemanagement.

Contextanalyse

De contextanalyse vormt het inhoudelijke startpunt van de nieuwe ISO norm. Het behelst een strategische analyse van de organisatie, haar omgeving en de belangrijkste ontwikkelingen daarin. Zowel interne als externe issues die van invloed zijn op de organisatie moeten worden geïdentificeerd. Daarnaast is het belangrijk dat de contextanalyse inzicht geeft in de behoeften en verwachtingen van álle stakeholders en niet alleen die van de klant. Dit stakeholdermanagement is geheel nieuw in de ISO norm en draagt bij aan het doel van de contextanalyse om het managementsysteem in de juiste context te plaatsen en zo het blikveld te verbreden. Daardoor sluit het managementsysteem beter aan op zowel de dagelijkse bedrijfsvoering als op strategische doelstellingen.

Risicomanagement

Het managen van risico’s maakt onderdeel uit van hoofdstuk 6 en sluit aan op hoofdstuk 4. Op basis van de contextanalyse worden risico’s en kansen(!) vastgesteld. Belangrijk is de achterliggende gedachte dat ISO met hoofdstuk 6 een actieve en oplettende houding van de gehele organisatie wil realiseren. Ook hier wordt het blikveld als het ware weer verbreed met de boodschap dat risicomanagement niet enkel meer aan de kwaliteitsmanager toebehoort, maar dat elke professional binnen de organisatie daar in zijn dagelijkse werk mee bezig moet zijn.

Compliancemanagement

Allereerst moet een organisatie op de hoogte zijn van alle (relevante) wet- en regelgeving, want die behoort zij in elk geval na te leven. Daarnaast gaat het erom hoe een organisatie voldoet aan wensen en eisen van de verschillende stakeholders en aan eigen gedragscodes en bedrijfsregels. Het kan noodzakelijk zijn voor een organisatie om, in het kader van compliancemanagement, een prioritering aan te brengen in welke eisen, wensen en verwachtingen van stakeholders zij als verplichtingen voor zichzelf willen aanvaarden en naleven.

Omslag in denken

De nieuwe ISO norm gaat veel veranderen, zoveel is wel duidelijk. Enkele belangrijke aspecten hebben we net benoemd, maar de grootste verandering ligt echter impliciet in de nieuwe norm besloten. De kwaliteitsmanager is niet meer alleen verantwoordelijk voor de kwaliteit, maar de hele organisatie. De ‘nieuwe’ kwaliteitsmanager heeft als belangrijke taak om het kwaliteitsbewustzijn in de gehele organisatie te creëren en te vergoten en toont leiderschap door op te treden als verbinder, coach, motivator en bruggenbouwer. Hij of zij is niet ‘slechts’ de bewaker van de kwaliteit (of het certificaat), maar legt de verbinding tussen strategie en praktijk, tussen top en werkvloer. Dit vraagt om een ontwikkeling van de kwaliteitsmanager waarin hij de competenties verwerft om zijn nieuwe rol in het integrale besturingssysteem te kunnen spelen.

Tot slot over de nieuwe ISO norm

Afhankelijk van de bedrijfscultuur/organisatie kan het (her)certificeren van de onderneming conform de nieuwe ISO norm flink wat voeten in de aarde hebben. Het is dan ook verstandig om tijdig met het (her)certificeringsproces te beginnen. Mocht u vragen hebben omtrent de nieuwe ISO norm, dan kunt u altijd contact opnemen met één van onze medewerkers.