Een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) – Hoe zit dat eigenlijk?

Vorige week hebben we aandacht besteed aan een contractvorm die veel voorkomt in de aanbestedingswereld: de raamovereenkomst. Kenmerkend voor raamovereenkomsten is dat de opdrachtgever weet dat er een reeks gelijksoortige opdrachten aan zit te komen, maar nog niet wat de exacte inkoopbehoefte zal zijn. De overeenkomst wordt gesloten met één of meerdere ondernemers, waarbij een aantal voorwaarden (zoals prijzen of levertijden) voor de gehele looptijd wordt vastgelegd.
Een ander aanbestedingsproces dat we steeds vaker voorbij zien komen is het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Hoewel er overeenkomsten te vinden zijn tussen raamovereenkomsten en het DAS verschillen ze toch wezenlijk van elkaar.

Wat is het Dynamisch Aankoop Systeem en wat zijn de actuele ontwikkelingen? Wij zetten het op een rijtje.

Dynamisch Aankoop Systeem

Net als bij raamovereenkomsten weet de aanbestedende dienst voor het instellen van een DAS dat er opdrachten aan zitten te komen, maar zijn exacte hoeveelheden nog onbekend. Het grote verschil is echter dat er, voorafgaand aan het uitschrijven van de opdrachten, geen overeenkomst wordt gesloten met een vast aantal opdrachtnemers. Iedereen die geïnteresseerd is naar aanleiding van de publicatie van het DAS, kan zich aanmelden en inschrijven. De aanbestedende dienst bepaalt aan de hand van een aantal vooraf gestelde eisen of inschrijvers daadwerkelijk worden toegelaten tot de shortlist. Wanneer er genoeg (bijvoorbeeld minimaal 3) inschrijvers tot het DAS zijn toegelaten, kan de aanbestedende dienst opdrachten uitschrijven en kunnen inschrijvers hun offertes voor die opdrachten indienen.

In de Aanbestedingswet staat het dynamisch aankoopsysteem als volgt omschreven: “een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf, dat is beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen.”

In deze beschrijving zitten drie cruciale kernmerken van het DAS. Ten eerste is het een elektronisch proces. Dit betekent dat alle inschrijvingen en alle communicatie volledig digitaal moeten verlopen. De aanbestedende dienst richt hiervoor een systeem in waar gegadigden hun inschrijving kunnen doen, en waar toekomstige opdrachten worden gepubliceerd.

Ten tweede gaat het om ‘gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten’. Hiermee worden producten en diensten bedoeld die gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar zijn en waarvan de kwaliteit niet erg wisselend is. Het gaat dus om producten en diensten die de markt ‘op de plank heeft liggen’, zoals pennen en potloden, zonnepanelen of een bulk zand.

Het laatste kenmerk van een DAS is dat gegadigden zich gedurende de gehele looptijd kunnen inschrijven. Gedurende de looptijd kunnen er dus steeds nieuwe inschrijvers bijkomen die mee willen dingen naar een opdracht. Stel dat je nu geen tijd hebt om je in te schrijven, maar over een paar maanden wel, dan kan dat gewoon. Je mist dan uiteraard wel de opdrachten die in de tussentijd worden uitgegeven.

DAS als inhuurmarktplaats

Opvallend genoeg worden tegenwoordig de meeste DAS’en ingericht voor de inhuur van personeel. Sinds 2016 is het gebruik van inhuurmarktplaatsen niet meer toegestaan .Hierdoor zijn veel aanbestedende diensten overgestapt naar het instellen van een DAS voor de inhuur van externen. Uitgaande van de definitie van het DAS kun je je afvragen of personeel, mensen, gangbare aankopen zijn. Mensen zijn tenslotte geen gestandaardiseerde producten met weinig verschil in kwaliteit.

De meningen over het wel of niet gebruiken van een DAS voor de inhuur van personeel lopen uiteen. Onlangs heeft Huib van Romburgh, adviseur bij het ministerie van EZ en hoogleraar aanbestedingsrecht, in een memo geschreven dat hij niet achter het gebruikt van een DAS voor inhuur staat, maar een raamovereenkomst een sterker instrument hiervoor vindt. Daarnaast geeft ook PIANOo in hun handreiking Dynamisch Aankoopsysteem aan dat zij het DAS niet geschikt vinden voor inhuur, voornamelijk vanwege het gegeven dat er veel verschil tussen mensen zit en het moeilijk is om dat puur elektronisch uit te vragen.

Tegelijkertijd blijkt dat de markt het gebruik van DAS’en juist wel stimuleert. Aanbestedende diensten maken liever geen gebruik van raamovereenkomsten voor inhuur, omdat ze dan voor langere tijd (maximaal 4 jaar) vastzitten aan een vast aantal opdrachtnemers. Met een DAS hebben ze juist meer vrijheid en kunnen ze wellicht meer profiteren van marktwerking.

Interview bij DAS?

Een belangrijk argument dat wordt gebruikt tegen het instellen van een DAS voor inhuur is het interview. Aanbestedende diensten houden vaak een interview als onderdeel van de inhuurprocedure. Klinkt logisch, je huurt iemand in dus wil je ook weten hoe die persoon in het echt is. Maar (mondelinge) interviews zijn volgens de Aanbestedingswet (art. 2.145) helemaal niet toegestaan als onderdeel van een DAS. Alle communicatie dient strikt elektronisch te verlopen, persoonlijk contact is niet toegestaan (nee, ook geen Skype-interview). De beoordeling van de offertes en het gunnen van de opdracht moet zo objectief mogelijk gebeuren. Wanneer er een interview met inschrijvers plaatsvindt kunnen ook allerlei subjectieve gevoelskwesties een rol gaan spelen. Je wil tenslotte toch weten of er een klik is met degene die het werk gaat doen.

Volgens Huib van Romburgh zou een verificatiegesprek met een winnende inschrijver wel mogen, maar dan alleen ná gunning en vóór de uitvoeringsfase, en alleen ter verificatie van de opgegeven informatie. Bovendien zijn interviews binnen raamovereenkomsten wel toegestaan.

Dynamische procedure of strikte regels?

Hoe zit het nu? Is het DAS nu echt een dynamische procedure of moet er strikt aan de regels worden vastgehouden? Zoals uit bovenstaande wel blijkt is uit de praktijk geen eenduidige visie te halen. Aan de ene kant is er natuurlijk de Aanbestedingswet die nageleefd moet worden. De regels zijn er niet voor niets en alle aanbestedingsprocedures dienen op basis van gelijkheid, transparantie en objectiviteit te verlopen. Zo ook het DAS. In het DAS wordt dat geborgd door het elektronische verloop van de procedure. Wanneer er persoonlijke interviews worden gehouden kunnen er twijfels ontstaan over de objectiviteit en transparantie van het geheel.

Aan de andere kant zijn er de aanbestedende diensten die in het DAS een praktische procedure zien voor de inhuur van personeel. Ze zijn flexibel in het uitzetten van opdrachten en zitten niet vast aan vooraf gecontracteerde opdrachtnemers. In die zin is het dus een dynamisch proces. Daarbij komt dat het houden van interviews in de praktijk vaak gewoon onderdeel uitmaakt van de offertefase van het DAS voor de inhuur van personeel.

Het DAS kan, op basis van de praktijk, misschien het best worden omschreven als een dynamisch proces waarvan de strikte regels een beetje worden omgebogen.

Wil je meer informatie over het Dynamisch Aankoop Systeem? Of wil je signaleringen voor DAS’en ontvangen? Dat kan. Neem voor meer informatie contact met ons op.