Digitale handtekening bij digitaal aanbesteden

Twee weken geleden hebben we het gehad over het digitale aanbesteden. Nederland is al flink op de goede weg om er voor te zorgen dat vanaf 1 juli de aanbestedingen volledig digitaal doorlopen kunnen worden. Nu willen we er nog even over doorgaan, want digitaal aanbesteden brengt nog iets  met zich mee; de digitale handtekening, ook wel eSigning genoemd.

Sinds september 2015 heeft Rijkswaterstaat al ingesteld dat in de inkoopdomeinen GGW (Grond-, Weg- en Waterbouw) en Kennis de aanmeldingen en inschrijvingen digitaal ondertekend moeten worden.  Dit waren de eerste domeinen waarbinnen volledig digitaal wordt aanbesteed. Inmiddels is duidelijk dat de Rijksgebouwdienst dit voorbeeld wil gaan volgen. Bij aanbestedingen drukt ze de inschrijvers namelijk op het hart dat ze vóór 1 juli hun digitale handtekening aan moeten vragen. En zoals je weet, als er één schaap over de dam is…

Certificering digitale handtekening

Een digitale handtekening is iets anders dan bijvoorbeeld een ingescande handtekening. Voor eSigning moet een speciaal PKIoverheid-certificaat aangevraagd worden om er voor te zorgen dat de handtekening het juiste betrouwbaarheidsniveau heeft, waardoor deze rechtsgeldig is. Het aanvragen van het genoemde certificaat kan alleen gedaan worden door een tekenbevoegde die als zodanig is aangegeven op de KvK. Een handig stappenplan voor de aanvraag het certificaat vind je hier: PKIoverheid

De procedure voor het aanvragen van een PKIo-certificaat kan 6 tot 8 weken duren, dus zorg ervoor dat je er op tijd mee begint. Bij een inschrijving kan deze gecertificeerde digitale handtekening alleen op PDF-documenten worden gebruikt en alle documentatie moet dan ook in PDF-formaat aangeleverd worden.

Naast het PKIo-certificaat moet er ook speciale ondertekensoftware/middleware aangeschaft worden om het certificaat ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken. Het zetten van de digitale handtekening is erg eenvoudig met behulp van de optie ‘Invullen en Ondertekenen’ die je rechtsboven in het PDF-bestand vindt. Even klikken met de muis en je bent klaar. Het is mogelijk om een document door meerdere partijen digitaal te laten ondertekenen.

Voordelen digitale handtekening

Er zitten zeker voordelen aan eSigning. Zo is het bijvoorbeeld niet meer nodig om documenten eerst te printen, vervolgens te ondertekenen en dan weer in te scannen. Waarbij de leesbaarheid van het document soms aardig achteruit kan gaan. Bovendien kan digitaal ondertekenen overal, mits je beschikt over een laptop of pc met internetverbinding en deze voorzien is van de software/middleware om een digitale handtekening te zetten.

Verder verandert eSigning weinig aan het digitaal aanbesteden. Voor het uploaden van documenten, het stellen van vragen of het indienen van een aanmelding of inschrijving is eHerkenning genoeg.

Wil je meer weten over digitaal ondertekenen (eSigning)? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!