Digitale GVA-aanvraag

Wat is een GVA?

Voor het inschrijven op overheidsopdrachten wordt door de meeste aanbestedende diensten een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) gevraagd. De GVA-aanvraag wordt verwerkt door Justis en uitgegeven namens de minister van Veiligheid en Justitie.

Justis op de eigen website:

Een GVA is een verklaring dat uit een onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een overheidsopdracht, speciale-sectoropdracht, concessieovereenkomst voor openbare werken of prijsvraag. Justis raadpleegt daartoe het Justitieel Documentatie Systeem en gaat na of sprake is van relevante beschikkingen van de Autoriteit Consument en Markt of de Europese Commissie.

Kort gezegd: van bestuurders wordt onderzocht of zij met justitie in aanraking zijn geweest.

Digitale GVA-aanvraag

Voorheen moest de GVA aangevraagd worden door het invullen en per post opsturen van een aanvraagformulier. Hier moest de aanvrager dan ook een betalingsbewijs, uittreksels van de Kamer van Koophandel (niet ouder dan 2 weken!) en kopieën van de identiteitsbewijzen van de natuurlijke personen die bestuurder zijn bijvoegen. Al met al een flinke papierwinkel en makkelijk om dingen over het hoofd te zien.

Tegenwoordig kan de GVA ook digitaal aangevraagd worden. Wij hebben altijd vernomen dat dit heel gemakkelijk en snel zou zijn, en we vertellen onze klanten ook altijd dat dit een optie is. Maar zelf hadden wij dit proces nog nooit doorlopen. Is een digitale GVA-aanvraag echt zoveel gemakkelijker? Volgens Justis is de aanvraag in maximaal 7 stappen te doorlopen. Wij namen de proef op de som, en deden voor Q Core een eigen GVA-aanvraag. En Q Core zou Q Core niet zijn als wij dit hele aanvraagproces niet precies hadden vastgelegd. Hieronder onze bevindingen.

Stap 1

Om te beginnen moet je inloggen op de website van Justis. Dit kan alleen met eHerkenning met een machtiging op betrouwbaarheidsniveau EH1. Indien je niet over de juiste machtiging beschikt krijg je vanzelf een melding als je probeert in te loggen, met een verwijzing naar de website waar je een machtiging kunt registeren.

Wanneer je nog geen eHerkenning hebt, moet je dit eerst aanvragen. Let er daarbij op dat je een machtiging aanvraagt voor alle diensten EH1.

Stap 2

Invullen van de gegevens van de rechtspersoon die de GVA verlangt. Hier gaat het om de bedrijfsgegevens. Het KvK-nummer en de rechtsvorm zijn al ingevuld. Deze gegevens zijn overgenomen vanuit de eHerkenning. De rest van de adres- en contactgegevens kun je gewoon invullen.

Let op dat je onderaan het formulier een vinkje zet bij ‘Alle organisatiegegevens zijn juist’.

Stap 3

Selecteer het aantal exemplaren dat je wil ontvangen. Standaard is dit er één, maar je kunt ook kiezen voor 10, 20, 50 of 75 exemplaren. Let er op dat het tarief voor één GVA €75,- bedraagt, en dat je voor ieder extra exemplaar €1,- betaalt. Dus wanneer je er 10 aanvraagt, betaal je €85,-.

Wij adviseren om altijd minimaal 10 exemplaren aan te vragen. Het kan namelijk voorkomen dat een aanbestedende dienst vraagt om een origineel exemplaar aan te leveren. Dan heb je met 10 exemplaren altijd voldoende reserves.

Stap 4

Vul je eigen persoonsgegevens in. Het gaat hierbij om naam, telefoonnummer en e-mailadres.

Stap 5

Voormalige bestuursleden invoeren. Voormalige bestuurders hoeven alleen vermeld te worden als zij in de laatste 12 maanden voorafgaand aan de aanvraag als bestuurder bij de Kamer van Koophandel stonden ingeschreven en als zij na aftreden nog een beleidsbepalende functie in hetzelfde bedrijf vervullen. Als dit het geval is moet je hier de gegevens van deze bestuurder(s) vermelden, onder andere de volledige naam en geboortedatum en -gemeente. Zorg dus dat je deze gegevens bij de hand hebt.

Als je geen voormalige bestuurders hoeft in te voeren, klik je ‘Nee’, en ga je verder naar de volgende stap.

Stap 6

Gegevens controleren. Alle ingevoerde gegevens worden hier ter controle nog even op een rijtje gezet. Wanneer alle gegevens juist zijn ingevoerd, vink je ‘Bovenstaande gegevens zijn juist’ aan. Mocht je iets verkeerd hebben ingevuld, dan kun je altijd terug naar de vorige stap om het recht te zetten.

Stap 7

Betalen! Dit gaat via een gewone iDeal betaling zoals je dat gewend bent. Selecteer je bank, log in en betaal.

Aangevraagd

Wanneer de betaling gedaan is, is de GVA aangevraagd. Je kunt nu eenmalig een overzicht met de aanvraaggegevens downloaden. De pdf opent in de browser in een nieuw tabblad. Als je het overzicht nu niet download, kun je dit later niet alsnog doen. Sluit het venster niet zonder de pdf te downloaden.

Direct hierna krijg je ook een bevestigingsmail. In de mail wordt onder andere het aanvraagnummer vermeld, en er zit een bijlage bij met het betalingsbewijs. Daarnaast staat er in de mail: ‘Justis neemt binnen acht weken een beslissing op uw aanvraag.’ Wachten dus.

Gelukkig viel voor ons dat wachten alles mee. Wij hebben onze GVA-aanvraag op woensdag 4 oktober gedaan, en op woensdag 11 oktober zaten ze in de brievenbus, gedateerd op 9 oktober. Let wel: dit is op basis van één aanvraag. Houd er rekening mee dat de officiële termijn nog steeds acht weken is.

Voordelen van online aanvragen

Eigenlijk zijn er drie aspecten die het digitaal aanvragen makkelijker en handiger maken dan de papieren aanvraag. Ten eerste de opzet van de vragenlijst zelf. Je wordt stap voor stap door de verschillende formulieren heen geleid. Per ongeluk een item vergeten in te vullen kan niet, want dan kun je niet door naar de volgende stap. En als je per ongeluk toch een foutje maakt bij het invullen kan je altijd terug naar de vorige stap om het te herstellen. Het invullen de van gevraagde informatie kan in enkele minuten en je hoeft je dus niet af te vragen of je alle formulieren wel hebt bijgevoegd.

Het tweede voordeel is de eHerkenning. Doordat de eHerkenning al aan het KvK-nummer gekoppeld is hoef je geen losse uittreksels van de KvK meer toe te voegen en weet Justis precies welke bestuurders onder de loep genomen moeten worden. Het extra toevoegen van kopieën van identiteitsbewijzen en het verzamelen van handtekeningen van bestuurders is dus ook niet meer nodig.

Het laatste voordeel is betalen via iDeal. Bij de papieren aanvraag moet je eerst betalen en een betalingsbewijs toevoegen, bij de digitale aanvraag gaat dat allemaal in één moeite door. Doordat je bent ingelogd is de betaling direct aan de aanvraag gekoppeld.

Conclusie

Al met al kunnen we concluderen dat het digitaal aanvragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden inderdaad gemakkelijker en sneller is dan de papieren aanvraag. Het invullen van de juiste informatie voor de aanvraag zelf kost weinig moeite en je hoeft niet meer te denken aan alle extra documenten die je mee moet sturen. Dit scheelt heel veel tijd ten opzichte van de papieren aanvraag. Bovendien kan Justis sneller aan de slag met het verwerken van de aanvraag, omdat er geen vertraging door de post meer in zit.

Zijn er toch nog dingen waar je tegenaan loopt bij jouw GVA-aanvraag? Of heb je andere vragen over een bepaalde aanbesteding of procedure? Wij staan voor je klaar. Stel je vraag via de chat of mail, of bel de helpdesk op 033 445 30 30.