Controleafspraken onderhandse aanbestedingen Rijksoverheid

Op 12 juli jl. heeft de Minister van Binnenlandse Zaken, mede namens de Minister van Economische Zaken, de Tweede Kamer geïnformeerd over de nieuwe afspraken binnen de Rijksoverheid voor het gunnen van opdrachten onder de Europese drempelwaarden. De gemaakte afspraken zijn afgestemd met de Auditdienst Rijk (ADR) en de Algemene Rekenkamer (AR) en gelden sinds 1 januari 2017. Vanaf deze datum controleren de ADR en de AR de inkoopuitgaven van de departementen op basis van dit afsprakenpakket.

Aanleiding is de noodzaak tot (afspraken over) een eenduidige interpretatie van de verplichting om de keuze van aanbestedingsprocedure en daarvoor geselecteerde ondernemers te motiveren.

De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat de keuze voor welke ondernemers worden gevraagd een offerte uit te brengen op objectieve gronden plaatsvindt; en dat een motivering van die keuze op schriftelijk verzoek van een ondernemer moet worden verstrekt. Dit om te voorkomen dat telkens dezelfde leveranciers worden gevraagd zonder dat daarvoor een objectieve grond bestaat. Omwille van een controleerbaar financieel beheer moet – ook zonder zo’n verzoek van een ondernemer – kunnen worden aangetoond op welke objectieve gronden de keuze heeft plaatsgevonden.

Een overzicht van de belangrijkste afspraken:

  • Kleine opdrachten voor leveringen en diensten tot €50.000,- kunnen in beginsel onderhands aan een bepaalde ondernemer worden gegund. Vanaf dit grensbedrag moet een meervoudig onderhandse procedure worden doorlopen. Het nu geldende tussengebied van €33.000 tot €50.000,- komt te vervallen.
  • Vanaf het grensbedrag van €33.000,- tot aan de Europese aanbestedingsdrempel geldt de verplichting om, voorafgaand aan het opvragen van offertes, in het inkoopdossier summier te motiveren waarom de uit te nodigen ondernemers geschikt zijn voor de opdracht.
  • Departementen leggen eenmalig op basis van een eigen analyse een strategie vast voor hun belangrijkste strategische inkooppakketten onder de Europese aanbestedingsdrempels. Ze voeren een jaarlijkse analyse uit op de inkoopopdrachten met een waarde tussen de €15.000,- en de Europese aanbestedingsdrempel. Op basis van deze analyse wordt door het desbetreffende departement bepaald of nadere sturing noodzakelijk is.
  • De ADR en de AR zullen de waarborgen voor professionele inkoop ‘op inkoopstelselniveau’ (op het niveau van de algemene inkoopstrategie) en de uitwerking hiervan per departement beoordelen. Tot het grensbedrag van €33.000,- is een licht controlekader van toepassing.
  • In 2018 wordt het afsprakenpakket door de departementen, de ADR en de AR geëvalueerd.

Wat betekent dit nu concreet?

Kort gezegd zouden de hierboven beschreven maatregelen moeten leiden tot meer duidelijkheid, uniformiteit en controle over de keuze voor een onderhandse procedure en de keuze voor wie daarvoor worden uitgenodigd. Beoogd effect is dat niet meer (of in elk geval niet meer op de verkeerde gronden) steeds uit dezelfde vijver wordt gevist. De daadwerkelijke uitwerking van deze maatregelen moet echter nog maar blijken. De ervaring leert dat dergelijke verplichtingen minimaal worden nageleefd en getoetst.

Verder lijkt de motivatieverplichting naar ondernemers voor wie er is uitgenodigd misschien heel wat, maar het probleem is natuurlijk dat als je niet uitgenodigd wordt voor een onderhandse aanbesteding, je ook niet weet dat die aanbesteding is uitgeschreven. In de praktijk biedt dit dus ook niet echt een aanknopingspunt voor ondernemers om iets af te dwingen. Het voornaamste dat hiermee wordt bereikt is dat de overheid zich hiermee méér ruimte verschaft om direct onderhands te gunnen (tot €50.000,- i.p.v. tot €33.000,-).

Dit kan natuurlijk in bepaalde omstandigheden voor jou een voordeel zijn, als je jezelf in de kijker hebt gespeeld of weet te spelen bij aanbestedende diensten.

Wat kun je (dus) wel doen om je kansen op onderhandse opdrachten te vergroten?

Om kans te maken uitgenodigd te worden voor onderhandse opdrachten is het natuurlijk belangrijk dat de opdrachtgever je kan vinden. Er zijn verschillende mogelijkheden om dit te bereiken, waarin Q Core je kan ondersteunen. Zo kun je doelgericht aanbestedende diensten aanschrijven en jezelf introduceren.

Met de opkomst van het digitale aanbesteden spelen ook de verschillende digitale aanbestedingsplatformen hierin een steeds belangrijkere rol. Aanbestedende diensten die een onderhandse aanbesteding willen uitzetten kunnen binnen deze platforms zoeken naar geschikte partijen. Om ook gevonden te kunnen worden is natuurlijk het hebben en inrichten van een organisatieaccount met de juiste “vind”-criteria noodzakelijk. Q Core kan voor jou de inrichting van deze portals verzorgen, zodat je vindbaarheid optimaal is.

Verder zien we met deze maatregelen wel dat ook meer meervoudig onderhandse procedures een steeds formeler karakter krijgen. Dit betekent ook dat volledigheid en correctheid steeds belangrijker worden voor een winnende offerte. Q Core kent op dit gebied het klappen van de zweep en kan je hierin bijstaan.

Tot slot

Bekend met een opdracht van boven de € 50.000,- die door een Ministerie toch direct aan één van uw concurrenten is verleend? Laat het ons weten: Q Core kan het betreffende departement hierop aanspreken en uw onderneming bij de aanbestedende dienst introduceren.