Communiceren kun je leren…

Eerder dit jaar schreef Minister Kamp een brief naar de Kamer over de voortgang van het traject Beter Aanbesteden. Dit traject is voortgekomen uit de evaluatie van de Aanbestedingswet in 2015. Doel is het verbeteren van de kwaliteit van aanbestedingen in de praktijk. Als belangrijkste verbeterpunt om dit te realiseren werd genoemd de communicatie tussen de aanbestedende dienst en de ondernemer. Betere communicatie zou bij hen moeten leiden tot meer kennis en begrip van de markt respectievelijk de behoeften van de overheid.

In een onlangs gepubliceerd interview door AanbestedingsCafé stelt Matthijs Huizing, de drijvende kracht achter Beter Aanbesteden, dat angst een belangrijke factor is waardoor aanbestedende diensten terughoudend zijn in hun communicatie met marktpartijen. Aanbesteders zijn gebonden aan eisen voor (transparante) communicatie en moeten (politieke) verantwoording afleggen als er iets mis gaat. Gevolg: “De angst om fouten te maken is zo groot dat niemand meer goed nadenkt over de mogelijkheden die de aanbesteder wél heeft binnen de regels.”

Betere communicatie leidt tot beter begrip en daarmee betere inschrijvingen. Daarnaast kan goede communicatie over bijvoorbeeld inkoop- en contractvoorwaarden risico’s en administratieve lasten voor beide kanten verminderen. Huizinga noemt onder meer marktdagen en marktconsultaties als voorbeelden van communicatiemogelijkheden, die helpen om het begrip tussen partijen te verbeteren.

Bij deze adviezen ligt de bal vooral bij de aanbestedende dienst. Maar naar ons idee kan het geen kwaad om deze “communicatiemogelijkheden” nog eens onder de aandacht te brengen bij de ondernemer.

Dus: wat zijn marktconsultaties en marktbijeenkomsten en hoe kun je daar als ondernemer je voordeel mee doen?

Marktconsultaties

Marktconsultaties zijn in feite informatierondes van de aanbestedende dienst om informatie in te winnen bij de markt vóórdat een aanbesteding in de markt wordt gezet. Dit is soms in de vorm van een bijeenkomst, maar meestal in de vorm van een schriftelijke vragenlijst. Vragen gaan vaak over de inhoud – wat jouw bedrijf c.q. het product wat je levert wel en niet kan, welke ervaring je bedrijf heeft, breder wat wel en niet mogelijk is in de markt. Of over de wijze van uitvraag, bijvoorbeeld op welke manier de prijs het beste kan worden uitgevraagd in de komende aanbesteding, of wat goede contractvoorwaarden zijn.

Marktconsultaties zijn natuurlijk handig voor de aanbestedende dienst, maar zijn ook een prachtige gelegenheid voor jou als potentiële inschrijver om onmogelijkheden (zoals onredelijke eisen) en onhandigheden in de uitvraag te helpen voorkomen. En misschien zelfs alvast kwaliteiten van jouw oplossing onder de aandacht te brengen.

In welke mate een aanbestedende dienst jouw input daadwerkelijk gaat meenemen is altijd moeilijk te bepalen. Maar begrip van het hoe en waarom van de marktconsultatie is al een eerste stap om deze handreiking van de aanbestedende dienst optimaal te benutten.

Bijeenkomsten

We zien ook steeds vaker dat er vooraf informatiebijeenkomsten worden georganiseerd. Vaak zijn die in een later stadium als de uitvraag al grotendeels klaar is. Deze dienen dan meestal officieel om een toelichting te geven aan de markt over de achtergronden (doelstellingen) van de aanbesteding en de procedure. Hierbij is dan vaak de mogelijkheid om vragen te stellen. Bij bepaalde soorten opdrachten wordt er vaak ook een schouw op de uitvoeringslocatie georganiseerd.

Zulke bijeenkomsten zijn op zichzelf natuurlijk nuttig om je een goed beeld te vormen (beter dan op papier) van de situatie en wat men echt wil. Maar het draagt ook bij aan begrip bij de aanbestedende dienst over wat er bij de inschrijvers speelt en algemener een goede communicatie in de rest van het traject. Bij zo’n bijeenkomst kun je je context meegeven met je vragen, wat op papier niet kan, zodat je ook nuttigere antwoorden krijgt. (Let wel op dat vragen altijd alsnog officieel schriftelijk moeten worden gesteld voor de NvI om het antwoord geldig te laten zijn!)

Ons advies is dus: ga! Doe mee! Ga naar die informatiebijeenkomst of schouw, doe mee aan de marktconsultatie. En bereid je voor, om die handreiking optimaal te benutten.

Praktische tips

Marktconsultaties worden altijd, en informatiebijeenkomsten meestal (en schouwen ook vrij regelmatig) in de vooraankondiging bekend gemaakt. Het is dus belangrijk ook deze goed in de gaten te houden en te lezen. Q Core signaleert voor haar klanten alle aankondigingen, ook vooraankondigingen en marktconsultaties. Meer weten? Neem contact op!

Q Core kan je ook helpen bij wat wel en niet mag wat betreft de communicatie met aanbestedende diensten voor en tijdens het aanbestedingstraject.