Best Value

Hoewel Best Value niet de explosieve groei heeft doorgemaakt die sommigen wellicht hadden verwacht, is het inmiddels wel een vaste waarde geworden in het aanbestedingslandschap. Ook dit jaar heeft Q Core weer met regelmaat Best Value aanbestedingen langs zien komen (in sommige branches meer dan in andere).

We hebben hierbij ook weer een aantal klanten mogen begeleiden bij het inschrijven. Daarbij is de indruk weer eens bevestigd dat het begrijpen van de theorie vaak nog goed te doen is, maar het toepassen van het gedachtegoed in de praktijk voor ondernemers erg lastig is.

Opbouw Best Value

Het idee achter Best Value is dat de opdrachtnemer de expert is en beter dan de opdrachtgever weet hoe een opdracht uitgevoerd gaat worden. Bij dergelijke aanbestedingen worden geen uitgebreide Programma’s van Eisen voorgeschreven, maar mag je zelf invulling geven aan de projectdoelstellingen die zijn opgesteld. Dit moet natuurlijk wel binnen de scope van de aanbestedende dienst blijven.

De inschrijving dient te bestaan uit een prestatie onderbouwing, een risicodossier en een kansendossier. Dit uiteraard nog aangevuld met een prijzenblad en eventuele andere stukken die de aanbestedende dienst opvraagt. De dossiers moeten volgens een bepaald format worden opgesteld dat aansluit bij het gedachtegoed van Best Value, waarbij de gegeven informatie dominant moet zijn. Dominant houdt in dat de beschrijving eenvoudig moet zijn, er niet over nagedacht hoeft te worden, het te begrijpen is door een leek en onderbouwd moet worden met verifieerbare prestatie-informatie. En dit alles moet dan ook nog geheel anoniem én SMART beschreven worden.

Sleutelfunctionarissen

De beoordeling wordt afgerond met een interview met de sleutelfunctionarissen. Vaak worden er twee sleutelfunctionarissen afzonderlijk van elkaar bevraagd over de ingediende stukken en hun expertise. In de antwoorden mag geen nieuwe informatie worden gegeven, de antwoorden moeten SMART zijn én ook hier moet er onderbouwd worden met verifieerbare prestatie-informatie.

Dit klinkt misschien allemaal reuze ingewikkeld en lastig. En het is ook lastig. Maar niet per sé op de manier die je zou denken. Veel ondernemers beginnen aan een Best Value aanbesteding als elke andere en lopen er dan tegenaan dat ze niet weten hoe ze hun normale verkoopverhaal in dit plaatje moeten duwen. Hier gaat dan heel veel tijd in zitten, wat leidt tot verspilde moeite.

De crux ligt hem erin dat Best Value vraagt om een andere denkwijze. Het vraagt tijd en effort aan de voorkant om de denkwijze eigen te maken en de juiste informatie te verzamelen. Maar zodra het kwartje eenmaal is gevallen, merk je dat er een schat aan informatie beschikbaar is en je dit vervolgens alleen nog op de juiste manier moet verwerken in de dossiers.

Dit is met name iets waar mensen aan moeten wennen. Het is dan ook van belang om een Best Value traject vroeg te beginnen. Dit begint met een bezoek aan de informatiebijeenkomst, liefst met de sleutelfunctionarissen, die een aanbestedende dienst vaak bij deze trajecten organiseert. Hierbij kun je kennis op doen van de theorie en een gevoel krijgen bij de aanbestedende dienst. Vervolgens kun je beginnen met informatie te verzamelen en de teksten op te stellen. Zorg dat je hier voldoende tijd voor neemt, dat je blijft oefenen en daarbij de methodiek in het oog houdt.

Hulp en begeleiding

Ook bij een Best Value aanbesteding kan Q Core je helpen met de inschrijving. Wij begeleiden je bij de gehele inschrijvingsfase tot aan de concretiseringsfase. Onze Tenderspecialisten zijn Best Value B+ gecertificeerd en kunnen de methode toelichten, assisteren bij het aannemen van de juiste ‘denkwijze’, ondersteunen bij het opstellen van de stukken en begeleiden vanaf de start van de aanbesteding tot en met de interviews. Zij zorgen er ook voor dat je de focus op de methodiek behoudt.

Wil je meer weten over Best Value of heb je hulp nodig bij een inschrijving? Kijk alvast even naar onze speciale Best Value-pagina of neem contact met ons op.